Jobben blir gjort.
Bare ikke slik den var tenkt.
Jeg finner ut hvor det stopper opp, lager en løsning som passer slik dere faktisk jobber, og sørger for at problemet ikke kommer tilbake.
Hvorfor er det slik?
Når rutinen ikke passer situasjonen, finner de ansatte en vei rundt. En lapp i bilen, et regneark ved siden av, en telefon i stedet for et skjema.
Det er logisk. De ansatte kjenner jobben best, og omveien får jobben gjort. Men hver ansatt ser jobben fra sitt ståsted. Legger du nok slike løsninger sammen, kan det få alvorlige følger.
Noen bedrifter har dette godt organisert, ofte fordi én person har tatt ansvaret og følger det opp. Det fungerer godt, så lenge den personen er der.
Det samme skjer mellom systemene.
Timeføringen kommer fra én leverandør, faktureringen fra en annen og kundelista fra en tredje. Hver av dem løser sin del, men ingen eier det som skjer mellom dem. Der fyller de ansatte inn med regneark, e-post og hukommelse, akkurat som med rutinene.
Når noen ser omveien, er det fristende å kjøpe et verktøy som gjør den raskere. Men en omvei som blir effektivisert, er fortsatt en omvei.
Og ligger problemet mellom systemene, har ingen leverandør en løsning å selge.
Hvordan blir IT‑systemene valgt, og hvordan brukes de i hverdagen?
De fleste kjenner det igjen. Han som fikset skriveren, ble dataansvarlig, og skal nå svare på hvordan det nye systemet skal tas i bruk. Hun som likte sosiale medier, fikk ansvaret for Facebook-siden. Det er god bruk av folkene man har.
Men når den samme personen både gjør jobben og eier løsningen, er det vanskelig å se andre veier. Omveien fungerer jo, og det får man bevis på hver dag. Det betyr ikke at den er den eneste løsningen.
Derfor kan det hjelpe med et blikk utenfra.
Først jobben. Så systemene.
Jeg starter med hvordan jobben faktisk gjøres hos dere, ikke bare hvordan den er tenkt. Så finner vi løsningene sammen med dem som gjør den.
Jeg finner ut hvordan jobben gjøres
Gjennom samtaler med de ansatte, ledelsen og kunder der det er relevant, ser jeg hvordan jobben gjøres i hverdagen. Hvem gjør hva, hvor stopper det opp, og hvor går omveiene? Da får jeg et helhetlig bilde av arbeidsplassen, og kan også hjelpe dere med hva IT-leverandørene bør levere.
Omveiene er en del av løsningen
Som utenforstående ser jeg det de som står i jobben ikke har tid til å se. Men omveiene er ikke feil som bare skal fjernes. De viser hva jobben trenger.
Henger det en gul lapp i bilen, er det fordi noen trenger den beskjeden akkurat der og da. Da er ikke svaret en ny rutine som sier hvordan det skal gjøres. Svaret er en løsning som gir det samme som lappen, men som passer bedre inn i resten av jobben.
Ord på det de ansatte allerede vet
Ofte har en ansatt en sterk mening om hvordan noe bør gjøres. Sett utenfra gir den ofte mening, fordi løsningen løser flere problemer på en gang. Jeg hjelper de ansatte med å sette ord og fakta på hvorfor løsningen deres er riktig.
Kommer løsningen fra dem som gjør jobben, er den også mye lettere å innføre. Da er det ikke ledelsen som sier at noe skal gjøres, men de ansatte som forklarer hvorfor de gjør som de gjør.
Jeg rydder i det som ligger imellom
Regnearket ingen vet hvordan virker. Fellesmappen i skyen der ingen helt vet hvor ting ligger. Her tar jeg i et tak selv, med opprydding og IT-hjelp, og samkjører det med resten så det blir en helhetlig løsning.
For denne typen arbeid er jeg et rimelig alternativ til et etablert IT-selskap.
- Ny mappe (7)
- Budsjett_endelig_v2_NY.xlsx
- Kopi av kopi av timeliste.xlsx
- Diverse
- Kunder
- Økonomi
- Rutiner
Resultatet er løsninger som passer jobben slik den faktisk gjøres, og som de ansatte selv har vært med på å lage.
Leverandøruavhengig.
Jeg selger ingen systemer og tar ikke provisjon. Derfor kan jeg anbefale det jeg mener passer best for dere, også når det er det dere allerede har.